В момент, если сделка состоялась и все прибыли на место вовремя, то водитель-экспедитор обязан предъявить путевой лист, собственное удостоверение, оба документа должны быть заверены печатью автотранспортного предприятия. Данный путевой лист дает право передвижному составу и всем людям, находящимся в составе и указанным в путевом листе находиться на территории грузоотправителя и грузополучателя. В некоторых случаях для нахождения на определенной территории необходимо сделать определенный пропуск, этим должен заняться грузоотправитель. Автотранспортное предприятие, вместе с грузоотправителем должны указать в годовых договорах все моменты, связанные с получением определенных пропусков на ту территорию, по которой будет следовать автомобиль, перевозящий груз. Должны быть указаны все этапы подготовки документов, все меры и положения, которые потом могут быть изменены в зависимости от порядка и закона того или иного округа. Кроме того, между грузоотправителем и автотранспортным предприятием может быть заключен договор, обязывающий водителя предъявлять собственные документы, особенно в тех случаях, когда дело касается перевозки ценных товаров или материалов. Делается это во избежание различных проблем и казусов, а так же для того, что бы доказать уверенность в собственном персонале.
Грузоотправитель должен предъявлять все необходимые документы, удостоверяющие ценность того или иного груза, который он собирается отправить при помощи автотранспортной компании. Этими документами должны быть: